Synonymes : Assistant/e de direction en pme, Secrétaire de direction en pme
Secteurs professionnels : Bâtiment et travaux publics (btp), Commerce et distribution, Énergie
Centres d'intérêt : J'ai le sens du contact, J'aime communiquer, J'aime jongler avec les chiffres
Réponse au téléphone, classement de dossiers, relance de factures : les activités de l'assistant ou de l'assistante de gestion changent d'une heure à l'autre. Avec polyvalence, il ou elle peut débuter sa journée en passant des commandes à des fournisseurs, la poursuivre en préparant les déclarations de TVA et terminer par une prospection ou une relance téléphonique.
Assistant ou assistante de direction, il ou elle exerce un rôle commercial et comptable. Répondre au courrier, contacter de futurs clients, éditer les bulletins de salaire... font partie de ses tâches habituelles. Côté ressources humaines, on peut lui demander de préparer les plannings du personnel de l'entreprise. Se transformer en credit manager pour suivre les impayés ou encore endosser le rôle de responsable des achats pour comparer les tarifs des fournisseurs et les négocier sont autant d'activités possibles dans les petites structures.
Bras droit du patron ou de la patronne de la PME, l'assistant ou l'assistante de gestion veille au grain. Il ou elle tient la comptabilité à jour et l'analyse, à la recherche de tout ce qui peut être source de gain ou d'économie. Il ou elle joue ainsi un rôle d'alerte et de soutien auprès de sa direction, en attirant son attention sur d'éventuels problèmes ou opportunités pour l'entreprise.
Le métier exige d'avoir le sens de l'organisation et de tenir un agenda précis des tâches à effectuer. Par exemple, lorsqu'il faut envoyer à une date précise des documents administratifs ou payer les factures des fournisseurs et des prestataires extérieurs à l'entreprise.
Aucune journée de travail ne ressemble à la précédente, l'assistant ou l'assistante de gestion devant constamment s'adapter à de nouvelles situations. Débrouillardise et capacité d'initiative sont donc essentielles. La facette commerciale du métier exige également un bon contact. Sans oublier la discrétion dont doit faire preuve ce proche collaborateur ou cette proche collaboratrice des chefs d'entreprises.
À la fois comptables, commerciaux, secrétaires, gestionnaires de paye... les assistants de gestion ont plusieurs cordes à leur arc. Ils ont reçu une formation pluridisciplinaire les préparant à ces différentes activités. Ils doivent aussi faire preuve d'une bonne organisation pour passer d'une casquette à l'autre sans anicroche, et jongler entre plusieurs tâches. Maîtriser l'anglais est nécessaire dans les entreprises qui développent leurs activités à l'export.
L'assistant ou l'assistante de gestion travaille aux côtés de la personne qui dirige la petite ou la moyenne entreprise qui l'emploie. Il ou elle l'informe au quotidien des problèmes de gestion. Ils discutent ensemble des marges et des résultats, des contrats en cours, des recrutements...
Une grande part du métier repose sur la bureautique : réponse au téléphone, courrier, prise de rendez-vous, envoi de mailings, facturation... Mais l'assistant ou l'assistante de gestion ne passe pas tout son temps devant l'ordinateur. Il ou elle accueille également les clients ou bien les fournisseurs qui viennent présenter leurs produits, par exemple.
En tant que proches collaborateurs des dirigeants, les assistants de gestion peuvent parfois voir leurs horaires s'allonger pour réaliser des points en fin de journée, par exemple. À certains moments de l'année, leur présence peut également être plus accrue au bureau, en fonction des pics d'activité que peut enregistrer l'entreprise. S'adapter à ce genre de contraintes ponctuelles est alors un plus.
2 ans pour préparer le BTS gestion de la PME ou comptabilité et gestion ; 3 ans pour le BUT gestion des entreprises et des administrations , gestion administrative et commerciale des organisations ou carrières juridiques.
Les postes se concentrent dans les PME-PMI (petites et moyennes entreprises-petites et moyennes industries) de moins de 50 salariés et les TPE (très petites entreprises). Lorsqu'ils bénéficient d'une conjoncture favorable, les titulaires d'un bac + 2 (BTS) ou d'un bac + 3 (BUT) préparant à ce métier ont peu de difficultés à s'insérer sur le marché du travail.
Dans les structures moyennes, les assistants de gestion peuvent travailler sous la responsabilité des comptables. Dans les structures plus petites, ils travaillent seuls et le périmètre de leur travail est plus étendu. Faute d'expérience, des stages significatifs ou une formation en alternance sont un atout au moment du recrutement.
Le poste d'assistant de gestion est très formateur, car très polyvalent. Avec de l'expérience et une capacité en gestion, l'assistant ou l'assistante pourra devenir responsable des services généraux, ou responsable administratif/ive d'une entreprise plus importante. Il est aussi possible de travailler pour un organisme public, une association, un cabinet de conseil spécialisé, ou encore un centre de gestion faisant l'intermédiaire entre les commerçants et l'administration fiscale.
Ce métier peut être exercé dans tous les secteurs d’activité : agriculture ; BTP ; commerce et services ; énergie ; industrie.
A partir de 1900 à 2500 euros bruts par mois.
